Controlar despesas de viagem apenas no fechamento deixa a empresa sempre olhando para trás. Acompanhar a utilização dos recursos durante a viagem permite que a transportadora tenha mais controle sobre os gastos da operação. Transportadoras precisam disponibilizar recursos para que motoristas paguem alimentação, hospedagem e outras despesas necessárias durante uma viagem. Definir previamente quanto será disponibilizado ajuda a organizar esse processo, mas existe uma diferença importante entre estabelecer um valor e controlar como ele será utilizado.

Quando a empresa depende apenas da prestação de contas, o acompanhamento acontece depois. O motorista realiza as despesas durante a viagem e, posteriormente, o financeiro reúne comprovantes, confere valores e verifica se os gastos ficaram dentro do que havia sido previsto.

Esse processo permite registrar o que aconteceu, mas oferece pouca capacidade de gestão enquanto o recurso está sendo utilizado. Mesmo uma planilha bem organizada continuará mostrando os gastos somente depois que as informações forem lançadas.

Para ampliar esse controle, a transportadora precisa conseguir levar as regras definidas internamente para a utilização do próprio recurso. Isso significa estabelecer limites e permissões por colaborador e acompanhar as movimentações sem precisar esperar o encerramento da viagem.

O TruckPag Control reúne essas possibilidades em uma plataforma de gestão de despesas corporativas. A empresa pode configurar limites individualmente, habilitar ou desabilitar Pix e saque por perfil, programar créditos recorrentes e acompanhar saldo e extrato em tempo real. Pelo aplicativo, o colaborador também pode solicitar recursos e anexar os comprovantes das despesas. Dessa forma, a prestação de contas continua fazendo parte do processo, mas deixa de ser o primeiro momento em que a empresa consegue enxergar o que aconteceu com o dinheiro disponibilizado. Com o TruckPag Control, a gestão acompanha as despesas desde a liberação do recurso até a comprovação do gasto.